Холдинг «Вэлком Груп» – это ресторанный холдинг, включающий в себя 24 заведения в различных стилях и ценовых категориях. Предприятие занимается производством и реализацией блюд, а также оказанием развлекательных услуг и услуг доставки. В состав холдинга входит производственная площадка «Фабрика кухня» и Управляющая компания.
Численность персонала – 750 человек.
К моменту внедрения УПП в холдинге использовались следующие информационные системы:
№ Программное обеспечение Решаемые задачи Примечания
1 Фронт-офис, содержащий информацию о меню, продажных ценах и розничных продажах всех заведений группы несколько ИБ
2 Бэк-офис, использующийся для учета ТМЦ, ведения калькуляционных карт, расчета себестоимости списания ингредиентов на выпуск продукции несколько ИБ
3 1С:Управление торговлей 8.1 Учет алкогольной продукции по штрихкодам. Проведение инвентаризаций в барах с помощью электронных весов и сканера штрихкодов
4 1С:Бухгалтерия 7.7, 1С:Трактиръ 7.7, 1С:УСН 7.7 Ведение бухгалтерского и налогового учета для юридических лиц несколько ИБ
5 1С ЗУП 8 Расчет регламентированной заработной платы и ведение кадрового учета
6 Модуль учета деятельности, связанной с доставкой несколько ИБ
7 Сервер бонусных\скидочных карт, учет начисленных и потраченных бонусов клиентов
В такой системе учета имелся ряд недостатков:
- ввод первичных документов дублировался в несколько учетных систем, что увеличивало трудозатраты по ведению учета;
- наличие нескольких ИБ программных продуктов для разных БЦ и юридических лиц приводило к рассинхронизации справочной информации и сложности ввода нового массива однотипных данных (например, ввод протоколов закупочных цен от поставщиков для ТМЦ);
- анализ информации, введенной с помощью первичных документов, происходило в других программных продуктах, каждый новый вариант отчета требовал новой настройки;
- программные продукты, используемые для ведения бухгалтерского и налогового учета, не обновлялись, что приводило к ручному заполнению некоторых форм регламентированной отчетности.
Для устранения перечисленных недостатков, сокращения количества информационных баз, повышения оперативности и достоверности получаемой управленческой, бухгалтерской и налоговой отчетности было принято решение о внедрении программного продукта «1С:Управление Производственным Предприятием». Исполнителем проекта по внедрению была выбрана компания «Баланс-Сервис».
В ходе внедрения проекта были достигнуты следующие цели:
1. Оптимизация учета ТМЦ и готовой продукции в учетной системе бэк-офиса:
- формирование единой справочной системы по ингредиентам, блюдам и полуфабрикатам;
- ведение списка ТМЦ в виде ассортиментного перечня без обобщения наименований для контроля закупа и более точной ревизии;
- оформление заявок на закупку ТМЦ в каждом БЦ и автоматическое формирование общей заявки поставщикам;
- контроль закупочных цен при поступлении товаров от поставщиков;
- контроль заказанных и поступивших объемов ТМЦ;
- проведение инвентаризации ТМЦ (в том числе с помощью штрихкодов) в одной ИБ;
- ведение единого списка ТТК для всех БЦ, автоматический контроль норм расхода ингредиентов;
- загрузка данных о розничных и оптовых продажах из фронт-офисной системы и формирование на основании этой информации документов выпуска и реализации (списания) блюд и / или полуфабрикатов;
- отражение всех видов расчетов с розничными покупателями: наличные ДС, оплата банковскими картами, бонусами и подарочными картами;
- формирование отчетов, связанных с движением ингредиентов и полуфабрикатов, использованных при выпуске готовой продукции;
- автоматическое формирование деклараций об объемах производства и реализации алкогольной продукции;
- планирование выручки в разрезе БЦ, блюд и полуфабрикатов и сравнение с фактическими продажами
2. Ведение учета внутригрупповых операций:
- автоматическое отражение движения ДС в двух БЦ: владельце расчетного счета и получателе выручки или затрат;
- автоматическое поступление ТМЦ на склад БЦ-получателя при оформлении перемещения со склада БЦ-отправителя;
3. Оптимизация учета взаиморасчетов с поставщиками и учета движения денежных средств:
- формирование реестра задолженности перед поставщиками с учетом условий договора;
- ведение списка заявок на расходование ДС и запуск системы согласования платежей;
- планирование движения ДС и контроль расхода ДС по данным соответствующих планов
4. Ведение бухгалтерского учета в целом по предприятию:
- ведение учета всех хозяйственных операций по предприятию в целом для целей и по правилам бухгалтерского учета;
- формирование регламентированной отчетности предприятия;
5. Ведение налогового учета:
- ведение налогового учета параллельно бухгалтерскому учету;
- формирование декларации по налогу на прибыль;
- формирование книги доходов и расходов;
6. Формирование управленческой отчетности предприятия:
- ведение учета всех хозяйственных операций по предприятию в целом для целей и по правилам управленческого учета;
- формирование финансовой отчетности предприятия;
- формирование плановых и фактических бюджетов предприятия
Система автоматизации охватила следующие подсистемы: бухгалтерский и налоговый учет, управление денежными средствами, ценообразование, управление продажами, управление заказами покупателей, управление закупками, управление заказами поставщикам, управление запасами, управление производством, управление отношениями с клиентами, управление основными средствами, расчет себестоимости продукции, бюджетирование, управление персоналом, начисление заработной платы.
В ходе проекта автоматизировано 100 рабочих мест.
Дата начала промышленной эксплуатации системы: 23.03.2016г.
