Федеральное государственное унитарное предприятие «Управление специального строительства по территории № 8 при Федеральном агентстве специального строительства» - неотъемлемая часть строительного комплекса Удмуртской Республики и России.
Основное предназначение предприятия – строить стратегически важные объекты, осуществлять жилищное строительство, объекты социальной и административной инфраструктуры. За свою 70-летнюю историю коллектив предприятия доказал, что способен строить объекты любой степени сложности, обеспечивая государственные интересы России.
В 2011 году руководством было принято решение о создании единой информационной системы, которая охватит все бизнес-процессы на предприятии. Частью этой системы являлись автоматизация учета всех входящих, исходящих, внутренних документов, организация совместной работы сотрудников с документами, сокращение время поиска необходимого документа, организация контроля исполнительской дисциплины сотрудников. Мы обратились в компанию «Баланс-Сервис», имеющую большой опыт автоматизации предприятий различного профиля. Для автоматизации системы документооборота специалистами компании «Баланс-Сервис» была порекомендована система электронного документооборота (СЭД) «1С:Документооборот 8 КОРП». Решающим фактором в выборе СЭД стало то, что на предприятии уже используется автоматизированная система на платформе «1С:Предприятие 8».
Для выявления наших потребностей сотрудниками компании «Баланс-Сервис» было проведено предпроектное обследование, по результатам которого были определены и зафиксированы рамки проекта: бюджет, сроки и функциональные задачи.
В ходе реализации проекта были автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство.
- Работа с обращениями граждан.
- Работа с файлами.
- Процессы движения документов.
- Учет и контроль исполнения поручений.
- Ведение архива.
- Разграничение прав доступа.
- Использование потокового сканирования.
- Использование штрихкодирования.
В результате внедрения СЭД «1С:Документооборот 8 КОРП» мы получили комплексное решение широкого спектра задач по автоматизации учета документов, взаимодействию сотрудников, а также контроля и анализа исполнительской дисциплины.
Благодаря внедрению СЭД на нашем предприятии были достигнуты следующие результаты:
- была упорядочена работа сотрудников с документами;
- в 2 раза сократилось время поиска нужной информации;
- уменьшилось в суммарное время коллективной обработки документов на 50%;
- исключена возможность утери документов;
- появилась возможность следить за сроками исполнения;
- можно отслеживать изменение документов – кто и когда внес то или иное изменение;
- исполнитель видит напоминание о находящихся у него на исполнении документов;
- электронные документы быстро передаются от сотрудника к сотруднику.
Параметры проекта:
- Вариант работы системы: клиент-серверный.
- Тип организации: коммерческая.
- Количество сотрудников предприятия: 200.
- Число автоматизированных рабочих мест: 160.
- Количество документов, обрабатываемых в год: 20 000.
- Наличие территориально-распределенной СЭД: нет.
- Обучение: в рамках проекта обучено 76 пользователей: 48 в ЦСО компании «Баланс-Сервис», 28 на рабочих местах.
- Осуществляется ли сопровождение: в настоящее время специалисты компании «Баланс-Сервис» сопровождают СЭД, в том числе по линии ИТС.
