Холдинг «УДС-групп» в лице директора Лямина Дениса Викторовича, действующего на основании Устава, имеет различные направления деятельности: девелопмент, ресторанный бизнес, арендный бизнес, строительство зданий и сооружений, водохозяйственное строительство, нефтедобыча, производство бетона и раствора, добыча строительного песка. В Холдинг «УДС-Групп» входит 9 основных компаний: ООО "УралДомСтрой", ООО СК "УралДомСтрой"," СК "Уралбетон", ООО "Средуралнеруд", ООО "Кунгурская нефтяная компания", ООО "Агровод-Сервис", Управляющая компания "Парус", Ресторан "Каре", "Эко рынок".
Активная деятельность холдинга сопровождается огромным количеством документов, обеспечивающих бесперебойность работы по всем направлениям. Устойчивое развитие компаний влечет рост документооборота, который становится все трудней организовывать и контролировать. В связи с этим мы приняли решение оптимизировать процессы обработки документов с помощью электронного документооборота.
Для внедрения системы электронного документооборота (СЭД) нам потребовались квалифицированные специалисты, и мы провели тендер. В качестве партнера по внедрению была выбрана компания «Баланс-Сервис».
Для автоматизации системы документооборота специалистами компании «Баланс-Сервис» была порекомендована система электронного документооборота «1С:Документооборот 8 КОРП». Решающим фактором в выборе СЭД стало то, что на предприятии уже используется автоматизированная система на платформе «1С:Предприятие 8».
Для выявления наших потребностей сотрудниками компании «Баланс-Сервис» был проведен предпроектный анализ, по результатам которого были определены и зафиксированы рамки проекта: бюджет, сроки и функциональные задачи.
В ходе реализации проекта автоматизированы следующие процессы:
- Регистрация и исполнение входящих документов.
- Регистрация исходящих документов и печать конвертов для отправки почтой России.
- Регистрация, согласование и исполнение приказов по основной деятельности.
- Регистрация, рассмотрение и исполнение служебных записок.
- Регистрация, согласование и исполнение заявок на закупку товарно-материальных ценностей.
- Подготовка, согласование и регистрация договоров.
- Подготовка и проведение тендеров.
- Подготовка и проведение совещаний, контроль исполнения протоколов.
- Учет и контроль исполнения поручений.
С 2015 согласование документов стало проходить в электронном виде. Это позволило повысить оперативность принятия решения для обеспечения жизнедеятельности холдинга.
Благодаря внедрению получены следующие результаты:
1. Ускорили обработку заявок на закупку товарно-материальных ценностей благодаря возможности создания и отправки заявки прямо со строительного объекта. Прорабу теперь не нужно тратить время на доставку заявки в офис. Также система позволила исключить утерю документа и проследить работу других пользователей с этим документом.
2. Сократили сроки согласования документов в среднем в 2 раза.
3. Улучшили контроль планирования и организации тендеров. Теперь этапы проведения тендера стало легче отслеживать в диаграмме Ганта.
4. Вышли на новый уровень проведения совещаний. Секретарь всю работу по совещанию проводит в СЭД: от отправки приглашений на совещание до контроля за исполнением протокола. Секретарь на совещании в режиме-Online заносит в систему принятые решения, используя ноутбук.
5. Снизили расходы на канцелярские товары, т.к. многие рабочие документы создаются теперь только в электронном виде.
Дата начала промышленной эксплуатации 07.07.2015г.
Параметры проекта:
1. Вариант работы системы: клиент-серверный.
2. Тип организации: коммерческая.
3. Количество сотрудников предприятия: 575.
4. Число автоматизированных рабочих мест: 274
5. Количество документов, обрабатываемых в год: 15 000.
6. Наличие территориально-распределенной СЭД: нет.
7. Обучение: в рамках проекта обучено 65 пользователей в ЦСО компании «Баланс-Сервис», 209 на рабочих местах.
8. Осуществляется ли сопровождение: в настоящее время специалисты компании «Баланс-Сервис» сопровождают СЭД, в том числе по линии ИТС.
