Уже более 10 лет завод металлокровли «Сталькомплект» является крупнейшим производителем профнастила, металлочерепицы, металлосайдинга, водосточных систем на Северо-Западе Республики Башкортостан. Филиалы Завода «Сталькомплект» представлены в 21 городах, расположенных в Республике Башкортостан, Татарстане, Удмуртии, Пермском крае и Свердловской области. Предлагая своим клиентам низкие цены, короткие сроки изготовления, доставку, консультации специалистов, предприятие гарантирует высокое качество производимой продукции.
На высококлассном финском оборудовании специалисты предприятия производят профнастил, металлочерепицу, металлосайдинг, водосточные системы, штакет заборный и весь спектр доборных элементов. Ассортимент производимой продукции постоянно растёт.
В связи с тем, что предприятие имеет много территориально удаленных подразделений, возникают соответствующие проблемы с длительностью рассмотрения и согласования документов, контролем возврата оригиналов, контролем исполнительской дисциплины. В 2018 году руководство задумалось о переходе на электронный документооборот. Было принято решение автоматизировать учет всех входящих, исходящих, внутренних документов, организовать совместную работу сотрудников с документами, сократить время поиска необходимого документа, организовать контроль исполнительской дисциплины сотрудников.
Для решения этой проблемы фирма рассматривала различные программы. В ходе проведенного сравнительного анализа различных систем электронного документооборота (СЭД) более финансово привлекательна оказалась 1С. Еще одним «плюсом» в выборе СЭД в пользу 1С стало то, что на предприятии уже используется автоматизированная система на платформе «1С:Предприятие 8».
Компания обратились за консультацией по задачам предприятия в компанию «Баланс-Сервис», имеющую большой опыт автоматизации предприятий различного профиля.
Для автоматизации системы документооборота специалистами компании «Баланс-Сервис» была порекомендована СЭД «1С:Документооборот 8 КОРП» с использованием бесшовной интеграции для программы «1С:Комплексная автоматизация 2.4».
Для выявления потребностей фирмы сотрудниками компании «Баланс-Сервис» было проведено предпроектное обследование, по результатам которого были определены и зафиксированы рамки проекта: бюджет, сроки и функциональные задачи.
В ходе реализации проекта были автоматизированы следующие функции:
- регистрация и исполнение входящих документов;
- регистрация исходящих документов и печать конвертов для отправки почтой;
- согласование, регистрация и исполнение приказов;
- согласование, регистрация и исполнение служебных записок;
- подготовка, согласование и регистрация договоров;
- подготовка и регистрация доверенностей;
- регистрация и согласование анкет кандидатов;
- регистрация, согласование и исполнение заявок на рассрочку от покупателей;
- согласование кредитной политики;
- согласование и регистрация табеля.
В результате внедрения СЭД «1С:Документооборот 8 КОРП» получена автоматизированная система широкого спектра задач по учету документов, взаимодействию сотрудников, а также контроля и анализа исполнительской дисциплины.
На сегодняшний день в единой система документооборота работают головной офис и 50 офисов продаж филиалов.
Благодаря внедрению СЭД на предприятии уже за первые 3 месяца работы в СЭД были достигнуты следующие результаты:
- благодаря возможностям бесшовной интеграции стало возможно оперативно получать информацию об условиях и результатах согласования договора прямо в учетной системе, что повысило удобство работы для сотрудников бухгалтерии;
- сроки согласования договоров сократилась в среднем на 25%, благодаря контролю сроков и своевременному уведомлению;
- была упорядочена работа сотрудников с документами, т. к. были зафиксированы шаблоны документов и шаблоны процессов обработки документов;
- длительность согласования служебных записок сократилась в 2 раза, а заявки на рассрочку от покупателя — на 25%;
- в 2 раза сократилось время поиска нужной информации;
- появилась возможность оперативно следить за сроками исполнения задач, что позволило уменьшить длительность исполнения на 45%, тем самым снизив процент не вовремя выполненных задач в 2 раза;
- можно отслеживать изменение документов – кто и когда внес то или иное изменение;
- исполнитель видит напоминание о находящихся у него на исполнении документов;
- в 3 раза сократилось время на подготовку документа на отправку почтой, с помощью формирования конверта на основании регистрационных данных.
Дата начала промышленной эксплуатации 15.02.2019г.
Параметры проекта:
1. Вариант работы системы: клиент-серверный;
2. Тип организации: коммерческая;
3. Количество сотрудников предприятия: 300;
4. Число автоматизированных рабочих мест: 280;
5. Количество документов, обрабатываемых в год: 20 000;
6. Наличие территориально-распределенной СЭД: нет;
7. Обучение: в рамках проекта обучено 33 пользователей: 3 в ЦСО компании «Баланс-Сервис», 30 на рабочих местах;
8. Осуществляется ли сопровождение: в настоящее время специалисты компании «Баланс-Сервис» сопровождают СЭД, в том числе по линии ИТС.
