Ижевский завод тепловой техники - лидер на рынке тепловой техники России.
Наша компания выпускает современную и качественную продукцию. Каждый год конструктора предприятия создают новые более совершенные и технологичные образцы техники.
Большую часть нашего документооборота занимает конструкторская документация. Работа с ней трудоёмкий процесс: она включает различные виды документов и сложные процессы их обработки. Поэтому было принято решение внедрить систему электронного документооборота, которая должна была охватить не только работу с конструкторской документацией, но и стандартное делопроизводство, работу с договорными документами, а также поддерживать связь с обособленным структурным подразделением.
В качестве партнера по внедрению была выбрана компания «Баланс-Сервис», которая ранее успешно выполняла проект автоматизации учета и управления на предприятии. Также мы знакомы с удачными внедрениями компании «Баланс-Сервис» этой системы на других предприятиях.
Для автоматизации системы документооборота специалистами компании «Баланс-Сервис» была порекомендована система электронного документооборота (СЭД) «1С:Документооборот 8 КОРП». Решающим фактором в выборе СЭД стало то, что на предприятии уже используется автоматизированная система на платформе «1С:Предприятие 8».
Для выявления наших потребностей сотрудниками компании «Баланс-Сервис» проведено предпроектный анализ, по результатам которого были определены и зафиксированы рамки проекта: бюджет, сроки и функциональные задачи.
В ходе реализации проекта автоматизированы следующие процессы:
- Регистрация и исполнение входящих документов.
- Регистрация исходящих документов и печать конвертов для отправки почтой.
- Регистрация, согласование и исполнение приказов по основной деятельности, личному составу, охране труда.
- Регистрация, рассмотрение и исполнение служебных записок.
- Регистрация, рассмотрение, согласование и исполнение рационализаторских предложений.
- Регистрация и работа над устранением несоответствий.
- Согласование, регистрация и исполнение извещений.
- Подготовка, согласование и регистрация договоров.
- Регистрация и исполнение заявок на командировку.
- Учет и контроль исполнения поручений.
С 2014 начался переход на выпуск извещений и карт разрешений в электронном виде. Это позволило повысить оперативность принятия решения при изготовлении партий и разработке новых образцов. Согласование документов перешло полностью в электронный вид.
На предприятии давно ведется работа с рационализаторскими предложениями.
Сейчас рационализаторские предложения регистрируются, рассматриваются, согласовываются и исполняются только в СЭД, что позволяет оперативно отслеживать на каком этапе сейчас находится рационализаторское предложение.
Благодаря внедрению получены следующие результаты:
- Упростили обработку конструкторской документации. Система позволяет получить мгновенный доступ к нужным документам и увидеть связь с другими документами. Также проследить работу других пользователей с этим документом.
- Сократили сроки согласования документов в среднем в 2 раза.
- Снизили расходы на канцелярские товары т.к. многие рабочие документы перешли полностью в электронный вид
Дата начала промышленной эксплуатации 01.02.2015г.
Параметры проекта:
1. Вариант работы системы: клиент-серверный.
2. Тип организации: коммерческая.
3. Количество сотрудников предприятия: 560.
4. Число автоматизированных рабочих мест: 100.
5.Количество документов, обрабатываемых в год: 10 000.
6.Наличие территориально-распределенной СЭД: нет.
7. Обучение: в рамках проекта обучено 21 пользователей в ЦСО компании «Баланс-Сервис», 79 на рабочих местах.
8.
Осуществляется ли сопровождение: в настоящее время специалисты компании
«Баланс-Сервис» сопровождают СЭД, в том числе по линии ИТС.
