ЗАО «АСПЭК» - один из крупных сетевых нефтетрейдеров на российском рынке. Компания предоставляет комплексные услуги по реализации, хранению и доставке нефтепродуктов производства российских заводов в европейскую и южную части России, Сибирь, на Урал, Север, Дальний восток.
Общая география поставок нефтепродуктов внутри России очень обширна и охватывает почти всю территорию РФ. Компания имеет сеть региональных предприятий, обеспечивающих эффективные продажи в других регионах России.
Для обеспечения полноценного управления всеми бизнес-процессами на предприятии, компании требуется комплексная, современная система автоматизации учета. В связи с этим в 2008 году был поднят вопрос о выборе нового программного обеспечения для автоматизации.
Перед новой системой автоматизации были поставлены следующие задачи:
- Ведение в единой интегрированной системе управленческого, бухгалтерского и налогового учетов;
- Интеграция учета головной компании и региональных предприятий. Получение консолидированной отчетности;
- Исключение двойного ввода данных одних и тех же операций;
- Сокращение трудозатрат по ведению учета;
- Однозначное отображение информации в различных выходных формах. Исключение расхождения данных предоставляемых различными службами.
В результате поиска программного обеспечения выбор был остановлен на программе «1С:Управление производственным предприятием 8». Выбор был обусловлен тем, что данное решение является комплексным, т.е. включающим в себя все подсистемы ведения учета и планирования. Большинство заложенных в систему принципов ведения учета в той или иной степени соответствовали требованиям предприятия. Также немаловажную роль при выборе сыграло то, что решение является открытым и масштабируемым, а это в свою очередь упрощает процедуру сопровождения и развития системы в дальнейшем.
В результате отбора в качестве партнера по внедрению автоматизированной системы была выбрана компания «Баланс-Сервис», являющаяся официальным партнером фирмы «1С» с 2000г. и имеющая большой опыт внедрения программного продукта «1С:Управление производственным предприятием 8».
Проект автоматизации длился чуть больше года. Первым этапом внедрения было предпроектное обследование, результатами которого стали: описание концепции будущей системы, техническое задание, зафиксированные рамки проекта, в частности бюджет, сроки и функциональность. Само внедрение было разбито на пять этапов: учет нефтетрейдерских сделок, бухгалтерский и налоговый учет, учет региональных продаж, бюджетирование, автоматизация 8-ми региональных предприятий.
В ходе выполнения проекта была выверена вся нормативная база, которая до этого велась в различных системах. Были выявлены и устранены дубликаты, осуществлена синхронизация данных, реализованы различные средства контроля, обеспечивающие порядок ведения справочников и других учетных данных.
Также была реализована собственная систем разграничения прав доступа к информации, в т.ч. ограничение прав доступа на уровне записей.
Проект автоматизации объединил в единое информационное пространство головное предприятие ЗАО «АСПЭК» и 8-мь региональных предприятий ООО «АСПЭК-Волгоград», ООО «АСПЭК-Казань», ООО «АСПЭК-Самара», ООО «АСПЭК-СевероЗападНефтеПродукт», ООО «АСПЭК-Смоленск», ООО «АСПЭК-Тверь», ООО «АСПЭК-Уфа», ООО «АСПЭК-Челябинск».
В системе работают практически все службы головного предприятия: управление ресурсообеспечения, управление сбыта, управление региональными продажами, финансово-экономическое управление, бухгалтерия, отдел АСУ. В ЗАО «АСПЭК» автоматизировано 30 рабочих мест, в ООО «АСПЭК-Волгоград» 8, в ООО «АСПЭК-Казань» 6, в ООО «АСПЭК Самара» 6, в ООО «АСПЭК-СевероЗападНефтеПродукт» 6, в ООО «АСПЭК-Смоленск» 6, в ООО «АСПЭК-Тверь» 10, в ООО «АСПЭК-Уфа» 3, в ООО «АСПЭК-Челябинск» 2.
Автоматизированы все основные бизнес-процессы, начиная от планирования продаж и закупок, заканчивая ведением оперативного и бухгалтерского учетов.
Основными эффектами от внедрения новой системы автоматизации являются:
- Выполнена интеграция в едином информационном пространстве ЗАО «АСПЭК» и 8-ми региональных предприятий. Это позволило использовать единую нормативно-справочную базу, упростило ввод взаимозависимых документов, обеспечило получение консолидированных отчетов.
- В связи с переходом на единую информационную систему были исключены расхождения информации в различных службах и региональных предприятиях;
- Исключен двойной ввод одних и тех же данных различными сотрудниками предприятия;
- Сократились трудозатраты на ведение учета, что в свою очередь позволило осуществить сокращение персонала;
- Автоматически формируется вся регламентированная отчетность, в том числе консолидированная;
- Возросла скорость получения отчетов. Во-первых, благодаря тому, что данные теперь находятся в одной базе, а во-вторых, благодаря универсальным механизмам схемы компоновки данных, позволяющими очень быстро получать различные варианты настроек каких-либо отчетов.
Были автоматизированы участки учета, которые ранее не были автоматизированы (или были частично автоматизированы):
- учет движения и возвратов вагоно-цистерн,
- расчет и ведение учета взаиморасчетов по процентам по кредитам и займам,
- раздельный учет планирования и выполнения планов по закупкам и реализации,
- ведение расчетов претензий,
- учет путевых листов,
- учет автотранспорта, шин, аккумуляторов,
- расчет показателей по премированию сотрудников.
