Ежегодно в четвертый четверг октября отмечается Международный день без бумаги. Его цель - сократить расход бумаги. Для того, чтобы принести пользу не только природе, но и бизнесу, предлагаем использовать современные технологии электронного документооборота.
Мы задали самые частые вопросы по этой теме ведущему специалисту по электронному документообороту в Баланс-Сервис, Дмитрию:
Возможна ли работа организации совсем без бумаги благодаря ЭДО?
Нет, на данный момент совсем отказаться от бумажных документов не получится, но их объем можно значительно сократить. Законодательные предпосылки уже созданы, и продолжается активная работа в этом направлении, например, в рамках Концепции ЭДО в хозяйственной деятельности (ФНС, 2020 г.). Ожидается, что в 2024 году 95% счетов-фактур и 70% накладных будут передаваться в электронном виде.
Каким организациям необходим ЭДО? Может ли организация существовать без него?
Организаций, которые в своей деятельности совсем не применяют электронный документооборот, наверное, уже нет. Как минимум сдача отчетности с незначительными исключениями уже переведена в электронный вид.
ЭДО необходим при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами, с маркетплейсами и федеральными розничными сетями, ветеринарными сопроводительными документами, в государственных закупках.
Какое программное обеспечение мы предлагаем клиентам? Чем оно лучше других?
Главное преимущество заключается в том, что мы не предлагаем клиентам отдельное программное обеспечение для работы с каким-либо видом электронного документооборота - всё реализовано в типовых программных продуктах 1С, то есть в уже знакомом пользователям интерфейсе. Одновременно с этим решается проблема ведения электронного архива документов.
Какие у нас есть тарифы, пакеты на обслуживание ЭДО?
В первую очередь отмечу, что ЭДО может использоваться бесплатно любым владельцем лицензионной программы 1С для получения входящих документов.
Исходящие документы тарифицируется гибко - либо поштучно, либо в рамках предоплаченных пакетов размером от 20 до 50000 комплектов документов ежемесячно. В договоры информационно-технологического сопровождения так же включены бесплатные пакеты ЭДО.
Подробнее со всеми тарифами можно ознакомиться по ссылке.
Что включает в себя обслуживание ЭДО?
Обслуживание - это целый комплекс мероприятий, направленных на удобное и стабильное использование сервиса. Так, подключению организации к ЭДО обязательно сопутствует первичное обучение пользователя. Конкретные организационные вопросы рассматриваются нашими специалистами, а техническую поддержку сервиса оказывает фирма 1С.
Как быстро можно запустить ЭДО в организации?
Запуск ЭДО зависит от целей и первоначальных условий, требований как заказчика, так и его контрагентов. Сроки могут составлять от одного дня до длительного полноценного проекта с привлечением программистов и постоянным сопровождением. В среднем нашим клиентам достаточно трех дней для начала работы с заранее оговоренным кругом контрагентов.
Какие самые частые ошибки при использовании ЭДО?
Технические ошибки не исключены, так как функционал ЭДО постоянно улучшается и перерабатывается. Своевременное обновление конфигураций и установка исправлений минимизирует влияние таких ошибок на работу.
К частым ошибкам пользователей можно отнести разве что неправильное ведение справочной служебной документации, которая используется при формировании электронных документов. Это валюты и единицы измерения, не соответствующие классификаторам, адреса, заполненные не по ГАР, неполные сведения о договорах.
Сколько нужно времени, чтобы научится пользоваться 1С-ЭДО?
Конечно сроки индивидуальны, но различных сценариев работы с документами не так уж и много (отправка, получение, отклонение, уточнение, аннулирование). Кроме того, работа в интуитивно понятном, не перегруженном интерфейсе с возможностью проконсультироваться по сложным или проблемным вопросам значительно способствует освоению сервиса 1С-ЭДО.
Что пожелаешь тем, кто раздумывает, нужно ли им ЭДО?
Важно понимать, что процесс цифровизации документооборота необратим. Он активно продвигается, в том числе с недавнего времени под эгидой ФНС.
Если уже довелось столкнуться с ЭДО, например, в добровольно-принудительном порядке с крупным поставщиком или ресурсоснабжающей организацией, я советую на этом не ограничиваться и перенести уже приобретенный опыт на других контрагентов. Остальным клиентам пожелаю не сомневаться и пробовать работать с ЭДО. Его выгода несомненна, она не зависит от организационно-правовой формы и размеров организации.
