Основными видами деятельности акционерного общества «Ижевские электрические сети» являются передача электрической энергии и технологическое присоединение к электрическим сетям.
В 2013 году было принято решение о развитии электронного документооборота на предприятии. К тому времени уже 6 лет велся электронный архив входящих и исходящих писем, а также договоров на базе системы « ». Но для эффективного управления предприятием этого было уже недостаточно. К тому же к 2013 году система « » достаточно морально устарела и не отвечала всем требованиям современного ЭДО. В течение 2013 года специалисты предприятия знакомились с существующими установками ЭДО на предприятиях города. В частности рассматривались системы не 1С и «1С:Документооборот». В результате сравнительного анализа была выбрана последняя ЭДО.
Мы обратились в компанию «Баланс-Сервис», имеющую большой опыт автоматизации предприятий различного профиля.
На первом этапе внедрения сотрудниками компании «Баланс-Сервис» было проведено предпроектное обследование, по результатам которого были определены и зафиксированы рамки проекта: бюджет, сроки и функциональные задачи.
В соответствии с план-графиком проведения работ по внедрению СЭД (с июня 2014 г. по сентябрь 2014 г.) была проведена настройка «lС:Документооборот 8», проведено обучение 45 пользователей, составлены инструкции по работе с документами: инструкция по работе с входящими и исходящими документами, инструкция по работе с приказами и распоряжениями по ОД, инструкция по работе с доверенностями, инструкция по работе с договорами, инструкция по работе со служебными записками, общая и краткая инструкции по работе в системе, а также ряд инструкций по специфике предприятия (работа с план-отчетами, тендерами и закупками, заявками в отдел материально-технического снабжения, документами на технологическое присоединение к электрическим сетям).
Автоматизированы функции:
- делопроизводство,
- работа с договорами,
- работа с файлами,
- процессы движения документов,
- учет и контроль исполнения поручений,
- ведение архива,
- работа с проектами,
- работа с мероприятиями,
- работа с легкой/встроенной почтой,
- разграничение прав доступа.
В результате внедрения СЭД «1С:Документооборот 8» мы получили комплексное решение широкого спектра задач по автоматизации учета документов, взаимодействию сотрудников, а также контроля и анализа исполнительской дисциплины.
Благодаря внедрению СЭД на нашем предприятии были достигнуты следующие результаты:
- полностью автоматизированы процессы делопроизводства предприятия;
- в процессы рассмотрение, согласования, утверждения электронных документов вовлечены первые лица предприятия;
- была упорядочена работа сотрудников с документами;
- сократилось время поиска нужной информации;
- уменьшилось суммарное время коллективной обработки документов;
- повысилось качество готовых документов за счет упорядочивания работы сотрудников;
- появилась возможность отслеживать движения документов: всегда можно понять, у кого/где находится данный документ;
- за счет централизованного хранения скан-копий оригиналов документов в СЗД сотрудники получили возможность быстрого и удобного доступа к архиву документов предприятия.
Система передана в промышленную эксплуатацию 05.05.2015 года.
Параметры проекта:
1. Вариант работы системы: клиент-серверный.
2. Тип организации: коммерческая.
3. Количество сотрудников предприятия: 560.
4. Число автоматизированных рабочих мест: 140.
5. Количество документов, обрабатываемых в год: 16500.
6. Наличие территориально-распределенной СЭД : нет.
7. Обучение: проведено обучение 45 пользователей в офисе компании «Баланс-Сервис».
8. Осуществляется ли сопровождение: в настоящее время специалисты компании «Баланс-Сервис» сопровождают СЭД, в том числе по линии ИТС.
