ОАО «ГАМБРИНУС» – крупнейший в Удмуртии завод по производству пива и безалкогольных напитков.
История нашего завода начинается в 1972 году и имеет давние традиции. По версии издания «Известия Удмуртской Республики» наш завод входит в золотой фонд предприятий пищевой промышленности региона. Эту высокую оценку работы предприятия подтверждают многочисленные дипломы и лауреатские звания, которых ижевские пивовары удостаиваются на престижных международных и отечественных выставках и конкурсах.
Продукция пивоваров нашего завода востребована не только в нашей республике, но и далеко за ее пределами. География поставок нашей продукции обширна – это Пермский край, Башкортостан, Татарстан, Москва и Московская область, Санкт-Петербург, Костромская область, Свердловская область, Самарская область, Тюменская область и многие другие регионы.
По объему продаж в мы занимаем 2 место в Удмуртской республике после такого федерального производителя как «Балтика».
С начала 2000-х на заводе началась кардинальная поэтапная модернизация производственных линий. Была запущена новая линия чешского производства по розливу пива в стеклобутылку, а также новая линия по розливу пива в пластиковые бутылки. Увеличились объемы производства, что повлекло за собой увеличение документооборота.
В 2015 году руководство задумалось о переходе на электронный документооборот. Было принято решение автоматизировать учет всех входящих, исходящих, внутренних документов, организовать совместную работу сотрудников с документами, сократить время поиска необходимого документа, организовать контроль исполнительской дисциплины сотрудников.
Мы обратились в компанию «Баланс-Сервис» за консультацией по нашей проблеме, с которой мы давно сотрудничаем и имеющую большой опыт автоматизации предприятий различного профиля.
Для автоматизации системы документооборота специалистами компании «Баланс-Сервис» была порекомендована система электронного документооборота (СЭД) «1С:Документооборот 8 КОРП» с использованием модуля бесшовной интеграции для программы 1С: «Управление производственным предприятием ». Решающим фактором в выборе СЭД стало то, что на предприятии уже используется автоматизированная система на платформе «1С:Предприятие 8».
Для выявления наших потребностей сотрудниками компании «Баланс-Сервис» было проведено предпроектное обследование, по результатам которого были определены и зафиксированы рамки проекта: бюджет, сроки и функциональные задачи.
В ходе реализации проекта были автоматизированы следующие функции:
- Регистрация и исполнение входящих документов.
- Регистрация исходящих документов и печать конвертов для отправки почтой.
- Согласование, регистрация и исполнение приказов.
- Согласование, регистрация и исполнение заявок на сырье, материалы, на запчасти, на СИЗ, на этикетки.
- Подготовка, согласование и регистрация договоров
- Подготовка и регистрация доверенностей
В результате внедрения СЭД «1С:Документооборот 8 КОРП» мы получили автоматизированную систему широкого спектра задач по учету документов, взаимодействию сотрудников, а также контроля и анализа исполнительской дисциплины.
Благодаря внедрению СЭД на нашем предприятии были достигнуты следующие результаты:
- Благодаря возможностям бесшовной интеграции стало доступно оперативно получать информацию об условиях и результатах согласования договора прямо в учетной системе, что повысило удобство работы для сотрудников бухгалтерии;
- Длительность согласования договоров сократилась в среднем на 2,5 раза, благодаря контролю сроков и своевременному уведомлению;
- Исключена вероятность не продления договоров. Программа за 30 дней до окончания срока напоминает ответственному исполнителю и юристу о необходимости продления договора;
- была упорядочена работа сотрудников с документами, т. к. были зафиксированы шаблоны документов и шаблоны процессов обработки документов;
- Длительность согласования заявки на материалы и сырье сократилась на 21%, а заявки на СИЗ — на 12%;
- в 2 раза сократилось время поиска нужной информации;
- появилась возможность следить за сроками исполнения;
- можно отслеживать изменение документов – кто и когда внес то или иное изменение;
- исполнитель видит напоминание о находящихся у него на исполнении документов;
- В 3 раза сократилось время на подготовку документа на отправку почтой, с помощью формирования конверта на основании регистрационных данных;
Дата начала промышленной эксплуатации 01.02.2017г.
Параметры проекта:
1. Вариант работы системы: клиент-серверный.
2. Тип организации: коммерческая.
3. Количество сотрудников предприятия: более 400.
4. Число автоматизированных рабочих мест: 80.
5. Количество документов, обрабатываемых в год: 3 000.
6. Наличие территориально-распределенной СЭД: нет.
7. Обучение: в рамках проекта обучено 80 пользователей: 11 в ЦСО компании «Баланс-Сервис», 69 на рабочих местах.
8. Осуществляется ли сопровождение: в настоящее время специалисты компании «Баланс-Сервис» сопровождают СЭД, в том числе по линии ИТС.
